Finanz- und Lohnbuchhaltung von der Kanzlei Martin Bleckmann

Die Finanzbuchhaltung (Fibu) ist auch als externes Rechnungswesen bekannt. Die Ergebnisse richten sich nach außen, also an Investor*innen, Anteilseigner*innen, Banken und Geschäftspartner*innen. Die Finanzbuchhaltung beschäftigt sich mit den Veränderungen von Kapital und Vermögen einer Firma durch Zahlungseingänge und betriebliche Aufwendungen. Da es sich um öffentliche Angaben handelt, unterliegt die Finanzbuchhaltung verschiedenen gesetzlichen Anforderungen.

Die Betriebsbuchhaltung wird auch als internes Rechnungswesen bezeichnet. Die Betriebsbuchhaltung gibt innerbetrieblich Geschäftsleitung und Führungskräften Hilfestellung bei strategischen Entscheidungen. Bestandteile der Betriebsbuchhaltung sind die Kosten- und Leistungsrechnung (KLR) sowie Lohnbuchhaltung, Anlagenbuchhaltung und Materialbuchhaltung.

Die Ergebnisse der Finanzbuchhaltung werden in der Gewinn-und-Verlustrechnung (GuV) und der Bilanz veröffentlicht. Die Finanzbuchhaltung beantwortet die Frage, welche Kosten in welchem Bereich des Unternehmens entstanden sind und wofür sie aufgewendet wurden.

Auch die Kosten- und Leistungsrechnung als Bestandteil der Betriebsbuchhaltung beschäftigt sich mit den Kosten. Die zum internen Gebrauch gedachten Ergebnisse zeigen, welchen Ertrag die einzelnen Aufwendungen gebracht haben. Dadurch behält ein Unternehmen die Kontrolle über die Kosten und kann entscheiden, ob sich der Aufwand wirtschaftlich lohnt.

Das Handelsgesetzbuch (HGB) verpflichtet in § 238 bestimmte Unternehmen zur Führung der Finanzbuchhaltung. Dazu gehören u.a. alle Kapitalgesellschaften. Auch Kleingewerbetreibende mit einem Gewinn von mehr als 60.000 Euro im Wirtschaftsjahr oder einem Jahresumsatz von mehr als 600.000 Euro in zwei aufeinanderfolgenden Geschäftsjahren unterliegen der Buchführungspflicht. Sobald die Pflicht zur Finanzbuchhaltung besteht, müssen die Unternehmen eine doppelte Buchführung nachweisen.

Freiberufler*innen müssen lediglich in seltenen Fällen, z.B. wenn sie ihre Tätigkeit in Form einer Kapitalgesellschaft ausüben, verpflichtend eine doppelte Buchführung unterhalten. Ansonsten können Ärzt*innen, Anwält*innen, Künstler*innen und andere Freiberufler*innen ihren Gewinn über eine vereinfachte Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) ermitteln. Das gilt auch für Unternehmen, deren Einkünfte nur aus Kapitalvermögen oder aus Vermietung und Verpachtung bestehen.

Bei der einfachen Buchführung zeigt die Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) den Gewinn an. Um den Gewinn zu ermitteln, müssen die Unternehmen sämtliche Einnahmen, Ausgaben und sonstigen Geschäftsvorfälle erfassen und verbuchen. Die einzelnen Posten werden in einem Kassenbuch oder in einer Buchhaltungssoftware eingetragen. Die Beträge werden zu dem Zeitpunkt erfasst, an dem sie eingehen oder ausgegeben werden.

Bei der doppelten Buchführung wird der Gewinn eines Unternehmens in der Bilanz ausgewiesen. Dazu müssen die Geschäftsvorfälle auf zwei Konten erfasst werden. Der Kontenplan der doppelten Buchführung enthält auf der einen Seite Bestandskonten und auf der anderen Seite Aufwandskonten und Ertragskonten.

§ 239 HGB regelt die Formvorschriften einer ordentlichen Buchführung, die für alle Beteiligten verpflichtend sind. Dazu gehören der Grundsatz: „Keine Buchung ohne Beleg“ sowie die Beachtung der Belegsicherung und der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen. Die Bücher müssen so geführt werden, dass Dritte die Buchungen verstehen und prüfen könnnen. Jede Änderung muss nachvollziehbar sein und alle Abkürzungen und Symbole müssen auch für Außenstehende verständlich sein. Die einzelnen Geschäftsvorfälle müssen chronologisch und vollständig kurz nach ihrem Entstehen verbucht werden. Dabei dürfen keine Falschbuchungen oder andere Fehler entstehen und die gebuchten Beträge müssen den Belegen entsprechen.

Es reicht nicht aus, wenn ein Unternehmen alle Belege sammelt und einmal im Jahr die entsprechenden Buchungen vornimmt. Stattdessen erwartet das Finanzamt die Zahlen einer Rechnungsperiode, wie von einem Monat oder einem Quartal, bis zu einem bestimmten Datum. Sämtliche Geschäftsvorfälle einer Rechnungsperiode müssen rechtzeitig auf den dazugehörigen Konten verbucht sein. Sobald die jeweilige Rechnungsperiode abgeschlossen ist, werden die Konten geschlossen. Nach der Schließung dürfen die Posten nicht mehr verändert und keine neuen Buchungen vorgenommen werden. Daher müssen die Belege dem/der Steuerberater*in rechtzeitig vorliegen.

Wenn ein Unternehmen für eine verkaufte Ware oder eine erbrachte Dienstleistung eine Rechnung ausstellt, muss das Rechnungsformular bestimmte Angaben enthalten. Die erforderlichen Pflichtangaben werden in § 14 Umsatzsteuergesetz (UStG) aufgeführt. Die gesetzlichen Anforderungen gelten aber nur für Rechnungen ab einem Betrag von 250,00 Euro brutto, also inklusive Mehrwertsteuer.

Für die sogenannten Kleinbetragsrechnungen mit einer Rechnungssumme von weniger als 250,00 Euro brutto sieht der Gesetzgeber Erleichterungen vor. Es reicht aus, wenn auf der Rechnung Name und Adresse des Verkäufers, das Rechnungsdatum, Menge und Art der Ware oder Dienstleistung, der Bruttobetrag sowie der Steuersatz oder ein Hinweis auf eine Steuerbefreiung angegeben sind. Diese Angaben enthält in der Regel ein Kassenbon.

Jedes Unternehmen, das Rechnungen mit Umsatzsteuer ausstellt, muss die Steuer an das Finanzamt abführen. Das Finanzamt erwartet bei monatlicher Steuerzahlung die Umsatzsteuervoranmeldung bis zum 10. des Folgemonats. Über ein elektronisches Formular können die Steuerpflichtigen eine Verlängerung um einen Monat beantragen. Auch Unternehmen, die eine quartalsmäßige Umsatzsteuervoranmeldung vornehmen, können eine Dauerfristverlängerung in Anspruch nehmen. Hier reicht ein einmaliger Antrag, der bis zum Widerruf durch den Steuerpflichtigen oder das Finanzamt gilt. Monatszahler*innen müssen zusätzlich eine Sondervorauszahlung in Höhe von 1/11 der Vorauszahlung des Vorjahres leisten, damit die Dauerfristverlängerung genehmigt wird.

Existenzgründer*innen und kleine Unternehmen sollen von den hohen bürokratischen Anforderungen an die Buchführung entlastet werden. Daher sieht § 19 UStG eine Vereinfachung für Betriebe mit niedrigen Umsätzen vor. Wenn der Jahresumsatz eines Kleinunternehmens bei weniger als 22.000 Euro liegt, muss in dessen Rechnungen keine Umsatzsteuer ausgewiesen werden. Das erleichtert die Rechnungsausstellung und entlastet die Buchhaltung. Gleichzeitig bedeutet die Kleinunternehmerregelung aber auch, dass das Unternehmen keine Vorsteuer geltend machen darf. Der Betrieb erhält also die Umsatzsteuer für die eigenen Betriebsausgaben nicht vom Finanzamt zurück.

Wenn wir Sie von unseren Leistungen überzeugen konnten und Sie zu unserer Kanzlei wechseln möchten, benötigen wir folgende Unterlagen von Ihnen:

• Aktuelle Belege
• Jüngste Saldenliste
• Kontoauszüge für das laufende Geschäftsjahr
• Kontoauszüge für die vorherigen Geschäftsjahre bis zum vorigen Jahresabschluss
• Bisherige Jahresabschlüsse
• Alle wichtigen Verträge wie Gesellschaftervertrag, Mietverträge, Kreditverträge
• Nachweis der Gewerbeberechtigung
• Bescheide der Finanzbehörden

Als Steuerberater und Wirtschaftsprüfer garantieren wir die zuverlässige und fristgemäße Bearbeitung Ihrer Finanzbuchhaltung, Lohnbuchhaltung, Steuererklärungen und Jahresabschlüsse.