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Lohnbuchführung – was sind steuerpflichtige Sachbezüge?

Neben der eigentlichen Vergütung gewähren viele Unternehmen ihren Mitarbeitern auch Leistungen, die nicht in Form von Geld ausgezahlt werden. Wir weisen unsere Mandanten auf diese Möglichkeiten der Entgeltzahlung gern hin. Solche Sachbezüge sind oft steuerpflichtig – für die Lohnbuchführung ergeben sich daraus viele Fragen. Martin Bleckmann, Steuerberater und Wirtschaftsprüfer in Köln, beantwortet Ihnen im Folgenden einige Ihrer Fragen.

Was sind steuerpflichtige Sachbezüge?

Für ihre Arbeitsleistung erhalten Arbeitnehmer in der Regel eine Geldleistung. Das ist entweder ein fest vereinbartes Gehalt oder eine Vergütung auf Stundenlohnbasis. Zusätzlich können weitere Leistungen vereinbart werden. Der Gesetzgeber nennt diese dann Sachbezüge, oft finden Sie auch den Begriff „Geldwerter Vorteil“ dafür. Als Teil des persönlichen Entgeltes des Mitarbeiters unterliegen diese der Steuerpflicht in der Einkommensteuer (§8 EStG), wenn sie bestimmte Voraussetzungen erfüllen. Oft sind sie dann auch sozialversicherungspflichtig. Ein typisches Beispiel für einen steuerpflichtigen Sachbezug ist die private Nutzung von Firmeneigentum wie etwa ein Dienstwagens.

Wann lohnen sich Sachbezüge?

Mit einem geschickten Einsatz von Sachzuwendungen an Mitarbeiter lässt sich die Entgeltzahlung optimieren. Davon profitieren Arbeitgeber genauso wie ihre Angestellten. Je nach Sachbezug können beide Seiten sowohl Steuern als auch Sozialversicherungsabgaben sparen. Das Management nutzt diese Zusatzzahlungen gern für die Bindung von Fach- und Führungskräften an das Unternehmen und verbucht diese Kosten als Betriebsausgaben für das Personal. Empfänger der Sachbezüge profitieren unter Umständen von einem besonders günstigen Preis, den sie als privater Verbraucher nicht erhalten hätten.

Was zählt zu den steuerpflichtigen Sachbezügen?

Lohnbuchhalter müssen die Sachbezüge an die Mitarbeiter genau betrachten und dokumentieren. Hier schauen die Prüfer des Finanzamtes besonders gern hin. Kontaktieren Sie bei Fragen daher rechtzeitig Ihren Steuerberater, oft kommt es schon auf Details an. Diese Besonderheiten sollten Sie kennen:

  • Tickets für den Öffentlichen Personennahverkehr, Tankgutscheine oder die Mitgliedschaft im örtlichen Fitness-Studio – für Sachbezüge bis zu einem Wert von 44 € im Monat werden keine Lohnsteuern und keine Sozialversicherungsbeiträge erhoben.
  • Die private Nutzung von Firmenfahrzeugen zählt als geldwerter Vorteil. Er wird entweder nach der Ein-Prozent-Regelung auf der Grundlage des Bruttolistenpreises ermittelt oder anhand der tatsächlich privat gefahrenen Kilometer (Nachweis mit Fahrtenbuch) errechnet.
  • Sachbezug ist auch der vergünstigte Bezug von Waren (z. B. durch Personalrabatte). Allerdings wird hier ein Freibetrag von 1.080 € im Jahr eingeräumt. Nur ein darüber hinausgehender Betrag muss für Lohnsteuer und Sozialversicherung in der Lohnabrechnung berücksichtigt werden.
  • Zuschüsse für Maßnahmen der Prävention oder der Gesundheitsförderung (z. B. Physiotherapie) bleiben als Sachbezug bis zu einem jährlichen Betrag von 500 € steuerfrei.
  • Ein Zuschuss zu Kinderbetreuungskosten gilt als Sachbezug, der unbegrenzt steuer- und sozialversicherungsfrei bleibt.
  • Unentgeltliche oder verbilligte abgegebene Mahlzeiten außerhalb von Dienstreisen zählen zum Sachbezug, zum Beispiel Zuschüsse zum Kantinenessen. Auch hier gilt die monatliche Freigrenze von 44 €.

Rechtsprechung zu Sachbezügen ändert sich häufig

Steuern und Sozialversicherung durch geldwerte Vorteile zu sparen, gelingt nur dann, wenn alle gesetzlichen Regelungen korrekt angewendet werden. Doch gerade dieser Bereich unterliegt häufigen Änderungen durch den Gesetzgeber. Ihr Steuerberater ist hier immer auf dem neuesten Stand. Lassen Sie sich umfangreich beraten!