Die gesetzlichen Vorschriften für die Führung von Büchern sind in § 239 ff. HGB (Handelsgesetzbuch) definiert. Folgende Formvorschriften sind demnach bei der Finanzbuchhaltung einzuhalten:
- Wahrheitsgemäße Buchungen
- Vollständigkeit der Eintragungen und Bestandsaufnahmen
- Ordnungsgemäße Aufbewahrung der Ablage
Ziel dieser Vorschriften ist es, die Nachvollziehbarkeit der Finanzbuchhaltung zu gewährleisten. Wir von der Kanzlei des Steuerberaters Martin Bleckmann erklären Ihnen kurz die wichtigsten Inhalte und Vorschriften aus dem Handelsgesetzbuch zu einer guten Finanzbuchführung.
Die Buchführung muss verständlich sein
Der erste Absatz von § 239 HGB besagt, dass die Buchführung in einer lebenden Sprache erfolgen muss. Bei Bedarf sind Sie als Unternehmer*in verpflichtet, die benutzte Sprache in die Amtssprache übersetzen zu lassen. Sollten etwaige Abkürzungen, Symbole oder Ähnliches verwendet werden, müssen diese dechiffriert werden, sodass ein fachkundiger Dritter alle Buchungen auf Anhieb nachverfolgen kann.
Die Buchführung muss vollständig sein
Des Weiteren müssen Sie die Aufzeichnungen in Ihrer Buchführung vollständig und geordnet aufführen. Dabei ist es von Vorteil, alle Zahlungsvorgänge chronologisch zu ordnen. Dadurch können benötigte Unterlagen schnell gefunden und den jeweiligen staatlichen Organen zur Verfügung gestellt werden.
Die Buchführung muss wahrheitsgemäß geführt werden
Eine wesentliche Anforderung an die Buchführung ist, dass sie der Wahrheit entspricht. Sie dürfen die Einträge nicht nachträglich verändern. Sollte eine Veränderung dennoch vonnöten sein, muss diese für einen Dritten nachvollziehbar bleiben. Das bedeutet unter anderem, dass keine Falschbuchungen erfolgen und nur Gewinne angegeben werden dürfen, die tatsächlich eingenommen werden. Ebenso verhält sich dies mit den absetzbaren Ausgaben.
Alle Belege über geschäftliche Ausgaben, Anschaffungen und sonstige Dokumente müssen aufbewahrt und bei Bedarf, beispielsweise im Rahmen einer Überprüfung, vorgezeigt werden können.
Die Buchführung muss abrufbar sein
Die Buchführung muss außerdem auch abrufbar, also geordnet abgelegt sein. Sie können sämtliche Belege und Buchungen unter bestimmten Bedingungen auch in digitalisierter Form aufbewahren. Voraussetzung ist u.a., dass der Datenträger gesichert ist und bei Bedarf abgerufen werden kann. Auch bei einer digitalen Ablage der Buchhaltung sind alle weiteren Vorschriften anzuwenden, dabei gilt eine Aufbewahrungspflicht von zehn Jahren.